En este artículo le ofrecemos unos útiles consejos para saber cómo y dónde compulsar documentos. El proceso se trata de dar validación a las copias de los documentos originales. Por ello, las personas que requieren realizar este trámite deberán contar en su momento con copia y original del oficio. Debido a que, se cotejan ambos escritos para determinar y comprobar que son idénticos y no han sido manipulados.

Realizadas todas las comprobaciones, los oficiales encargados de compulsar los documentos otorgan su validez. Esto lo hacen, con sello, estampados o cualquier otro tipo de verificación que compruebe la aprobación.

¿Para qué sirve compulsar documentos?

El proceso de compulsa de documentos, no es más que dar validez a las fotocopias del mismo. Para la realización del proceso, los entes encargados simplemente dan su verificación de que ambos documentos presentados son válidos.

El proceso de compulsar es una gestión legal que cualquier persona, en algún momento necesitará solicitar. Es recomendable que, al momento de realizar este trámite, aproveches y certifiques todos los documentos que consideres necesario. Ya que, aunque no los necesites al momento, lo más probable es que en el futuro te será solicitado. Asimismo, el procedimiento no es costoso y es primordial proteger o tener garantía de su documentación.

Al compulsar el documento, automáticamente le estás dando completa validez a la fotocopia del escrito. Esto suele ser muy solicitado en las embajadas o en caso de que necesites acreditar alguna documentación para el extranjero.

Es importante que la fotocopia presentada esté completamente legible y sea exacta al documento original. Además, exigirán que sea proporcionado el documento de identidad de la persona que presentará el expediente. Algunas instituciones exigen un pago o tasa por la gestión, por ello se recomienda informarse anticipadamente de los requisitos.

Tipos de trámites

Es importante tener conocimiento a detalle de los trámites que se necesitarán para realizar esta acción. Por esto, a continuación exponemos lo siguiente:

Trámites para la administración pública

Cuando se solicita presentar ante un ente público los documentos originales y copia cotejada o compulsada. En este caso, las oficinas del registro de los organismos administrativos son los encargados de realizar dicho proceso. Una vez verificados, tendrán la obligación de regresar inmediatamente a la persona solicitante su documentación original.

El ciudadano interesado en realizar el trámite tendrá que proporcionar la documentación original y las copias del oficio. Los cuales, serán verificados de instantánea para comprobar la legalidad de su contenido. El sello del documento compulsado lleva la fecha y hora en la que se realizó. Además, proporciona información del ente y de la persona que aprueba dicha copia compulsada.

Cuando una persona solicita una pensión por viudez, entre los documentos requeridos para presentar está el libro familiar original. Cuando la tramitación se realice en el Centro de la Seguridad Social (INSS), deberán llevar solo el documento original. Debido a que, el funcionario que los atiende realizará el proceso para la obtención de la copia compulsada.

Trámites ante instituciones privadas o entidades

Existen casos en que las copias compulsadas no son solicitadas por entes públicos sino más bien por entidades privadas. Como por ejemplo, determinada empresa necesita contratar sus servicios y le solicitan el compulsado del título académico o las acreditaciones. La opción principal es que el mismo organismo, que emite el documento original proporcione la validez de la copia.

Es decir, si solicitan determinado documento en una universidad, esta pudiese facilitarle tanto el original como la copia compulsada. De esta manera, ya estaría listo para entregar dicha fotocopia a la empresa en el momento que sea exigida.

Por otra parte, una de las opciones es presentar al ente contratante su título original junto a la fotocopia. Ya con ello, la misma compañía será la encargada de verificar ambos documentos y comprobar que son legales.

Trámites universitarios

Cuando se trata de títulos o documentos de una universidad, se pueden compulsar en el mismo recinto. Para solicitar la información al respecto, se aconseja dirigirse al departamento de atención al graduado. En esa área, proporcionarán toda la ayuda necesaria para fotocopiar y cotejar la documentación que están requiriendo.

En dicha unidad, indicarán todo acerca del proceso como requisitos y el pago que deberán cancelar por el servicio. Al momento de compulsar el título universitario el monto a pagar oscila entre los 10 euros o más aproximadamente. La mayoría de las veces, dicho oficio es entregado el mismo día que se solicitó. Finalmente, concluido el proceso se suministrará una copia que certifica la culminación exitosa de los estudios superiores.

Trámites por correo

La manera más simple de compulsar un oficio es por medio de una solicitud por correo. Por ello, muchos entes privados, públicos y universidades ya cuentan con este tipo de alternativa. No obstante, este tipo de procedimiento no es permitido en todos los casos que son solicitados.

Por ejemplo: solamente realizarán una compulsa por esta vía, y serán tramitadas explícitamente para gestiones netamente vinculadas al Estado. En este sentido, aplicaría la solicitud de empleo para el Ministerio Público o presentación de documentación de oposiciones. En el caso de que se trate de títulos universitarios o credenciales de trabajos anteriores, fácilmente se podrá hacer por correo. Además, el monto a pagar es mucho menor que en el proceso ordinario.

¿Cuáles son las solicitudes más comunes para compulsar documentos?

Además de saber compulsar un documento, será importante determinar las personas que deben acudir a presentar dichos trámites. Asimismo, pueden dirigirse a un notario o al mismo organismo que le está solicitando este requisito.

No obstante, lo primordial es que conozcan que dicha elección dependerá del tipo de trámite que necesitan realizar. En este sentido, seguidamente mencionamos alguna de las solicitudes más comunes.

Título universitario

Al momento de validar el título académico universitario lo pueden hacer de diversas formas. Como primera alternativa pueden hacerlo ante la Secretaria General Universitaria. Dicho departamento, es el encargado de expedir el título y al mismo tiempo pueden compulsarlo. Para la realización de este trámite, se solicitará un concepto de pago por la tasa que estimen para ese momento.

Como segunda opción, pueden elegir convalidar ante la notaria, para ello, tienen que consignar el título académico y la fotocopia. Asimismo, el ente también solicitará que sea cancelado un monto establecido para la realización del proceso. Como última alternativa, pueden solicitar el requisito en el registro público como por ejemplo: el Ayuntamiento. Antes de realizarlo, es importante asegurarse de que dicho organismo está gestionando este tipo de documento para trámites de otras entidades.

Pensiones y subsidios

La mayoría de las veces cuando se requiere subsidios para una pensión en la seguridad o para el SEPE se solicita este documento. En estos casos, el trámite es completamente gratuito y es realizado por el mismo organismo. El encargado de recibir la solicitud en cuestión, revisará y cotejará el original y la copia. Una vez de realizado el procedimiento, los documentos que serán almacenados en el expediente del solicitante estarán ya legalizados.

Diferencia entre copia autentica y copia compulsada

Es muy habitual que exista confusión entre unos documentos por otros. Debido a que, casi siempre existen muchos oficios cuyos nombres son muy similares. En el caso de la copia autentica y la copia compulsada son documentos diferentes, a continuación se explica la razón.

• La copia autentica es la garantía total del documento original.
• La validez de la copia autentica es similar que la del oficio original, por ello, pueden usarse como tal.
• Las copias auténticas siempre deberán ser solicitadas ante el mismo organismo que emite el certificado original.
• A diferencia de las copias compulsadas, las copias auténticas cuentan con efectos certificantes. Esto quiere decir que, tienen la misma autenticidad de un oficio original e iguales efectos jurídicos. Por ello, sus características son más amplias que las que poseen las copias cotejadas.

Por todas esas razones, tener una copia autentica es como si se tratase del escrito original. Ya que, cuenta con la misma eficacia y validez y puede ser usado para cualquier trámite tanto público como privado. Este oficio, casi siempre es una transcripción idéntica al documento originario.

Documentos requeridos para compulsar

Las personas o entes que compulsan cualquier tipo de documento son funcionarios del ayuntamiento, organismos o notarios. Cuando la entidad solicitante es privada, es muy probable que se solicite algún aval de una notaría que confirme su validez.

Mientras tanto, cuando el trámite es realizado en algún ente u organismo público será necesario informarse bien al respecto. Esto se debe a que, probablemente, ellos mismos realicen el proceso de cotejo. En estos casos, casi siempre el proceso es completamente gratis, rápido y con validez inmediata.

No obstante, cualquiera que sea el organismo, en donde compulsarás algún documento, te exigirán los siguientes requisitos:

• Documentos de identificación como pasaporte, NIE, DNI, entre otros.
• Fotocopia con alta calidad del documento original que se necesita compulsar. Primero a esto, deberás preguntar en el ente solicitante si deben llevar dicha copia o si ellos prefieren realizarla.

En ciertas ocasiones, aplican pagos de tasas generadas por el trámite en proceso.

Medio electrónico de verificación

Una vez en conocimiento de cómo y dónde realizar este proceso es importante tener presente todas las opciones para ello. En la actualidad, como todo en el mundo, este proceso ha evolucionado. Ahora existen documentos oficiales electrónicos. Para esto, es utilizado un método conocido como Código Seguro para Verificación (CSV).

Se trata de un dígito formado por letras y números, ubicados en la parte lateral o inferior de los oficios. El código es utilizado para acceder a la web del ente que lo emitió, como la Seguridad Social, SEPE, entre otros. Después de introducir el código en el formulario, se comprobará en línea si el documento registrado es similar al oficial. En este caso, la copia compulsada no aplicaría, ya que por medio de la web oficial se comprobará la veracidad del documento.

Los pasos para esta modalidad son sencillos: introducir el código en mayúscula, y seguidamente, seleccione enviar. Después de ello, proporcionarán un PDF del documento. Si surge una dificultad para visualizarlo será posible elegir la  pantalla ampliada.

En caso de que el proceso falle, será conveniente introducir correctamente los 16 dígitos correspondientes. En el área de ayuda se podrá consultar la ubicación para conseguir el código seguro de verificación para su documento.

Cómo compulsar el DNI

Para compulsar el DNI se deberá primeramente contar con el certificado original. Después de esto, se tiene que verificar la información aportada, para comprobar que el DNI concuerda con la identidad del solicitante. Para que el proceso no genere errores, el documento deberá caracterizarse por tener en ambas caras los siguientes datos:

• Los apellidos y nombres completos.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.
• Sexo.
• Fotografía reciente y firma personal.
• Fecha de expiración del documento.

Conociendo los datos necesarios, que posee el documento legal y original, se evitarán molestos inconvenientes y errores en el procedimiento. Asimismo, si no verificas con tiempo el DNI puedes perder tiempo, y deberás iniciar nuevamente las gestiones. También puede suceder que estés compulsado un DNI de otra persona por el simple hecho de no leer los datos con antelación.

Recomendaciones para compulsar documentos con éxito

Finalmente, como quiera que sea el proceso seleccionado para compulsar, lo importante es que sea algo fácil, sencillo y rápido. Sobre todo, cuando se toman en cuenta las recomendaciones y se siguen los lineamientos. Al momento de compulsar algún tipo de documento, lo primero es informarse ante el ente encargado. Debido a que, de esta forma ya se conocerá con antelación los requisitos y cómo será el proceso para lograrlo.

Por otro lado, si deseas compulsar documentos en los Consulados Españoles en el extranjero deberás hacer la consulta en cada organismo. Sobre todo, porque el procedimiento es muy parecido, pero las normativas de los trámites pueden variar. Por ejemplo, los requisitos de identificación, pago de tasas, forma de presentación del documento.

De igual forma, es conveniente tener presente que todas las Notarías están habilitadas para realizar la compulsa de documentos. Este proceso conocido como “dar testimonio” otorga validez a la fotocopia, en comparación con el documento original.