Más allá de la necesaria implantación de una gestión empresarial ética y de la creciente preocupación de las empresas sobre el cumplimiento normativo, los canales de denuncia se han convertido en una herramienta imprescindible de cara a eximirse de responsabilidad por los delitos cometidos por los trabajadores y/o administradores de una compañía. La citada exención depende de la adopción previa y ejecución de planes concretos de prevención de delitos, los cuales deben incluir medidas específicas y eficaces de vigilancia y control.

En este contexto, un canal de denuncias es una herramienta que permite tanto a empleados como a personas ajenas a la empresa, alertar a una organización sobre sospechas de mala conducta, fraude, corrupción, acoso o cualquier otro incumplimiento del código ético o las normativas vigentes. Por medio de esta función se puede denunciar cualquier incidencia, consiguiendo así que se actúe a tiempo para corregirla o eliminarla, con los beneficios que ello conlleva tanto para la organización como para la sociedad en general.

Los canales de denuncia pueden ser digitales, telefónicos, cara a cara (los menos habituales) o mediante dirección de correo electrónico. En la mayoría de las empresas, estos canales son digitales, es decir, funcionan mediante un software que garantiza la privacidad y seguridad de los datos de acuerdo a las normativas vigentes. La característica principal, por tanto, de estas herramientas informáticas es que son seguros y anónimos, conformes a la ley y fáciles de utilizar. Además, contribuyen al desarrollo de la ética empresarial.

Quiénes están obligados a contar con este sistema

Partiendo de la Directiva de la Unión Europea 2019/1937 relativa a la protección de los denunciantes, las organizaciones públicas y privadas están obligadas a implantar los canales y procedimientos de denuncia internos que sean necesarios. Así trabajadores y directivos pueden comunicar posibles infracciones. Esta normativa establece el marco jurídico dentro del cual los países de la Unión Europea deben garantizar la protección de quienes informen de posibles delitos o infracciones que se cometan dentro de una compañía.

Tanto las organizaciones públicas como las privadas están sometidas a la obligación de implantar dichos canales y procedimientos de denuncia interna. Así, los diferentes Estados de la UE quedan obligados a establecerlos a nivel externo, siendo gestionados por las autoridades competentes. El 17 de diciembre de 2021 expiró el plazo para la implementación de dicha Directiva, no obstante, en ella se prevé una ampliación hasta el 17 de diciembre de 2023 para empresas de entre 50 y 249 trabajadores.

A modo aclaratorio, se puede resumir de la siguiente manera: Desde diciembre de 2021, las empresas de más de 250 empleados están obligadas a cumplir con la Directiva, aquellas que cuenten con entre 50 y 249 trabajadores tienen de plazo hasta diciembre de 2023. Por su parte, las empresas cuya plantilla sea menos de 50 empleados no tienen que implementar el canal de denuncias. No obstante, si se tratara de una entidad pública, sí que estaría obligada a implementarlo, sin importar el número de trabajadores.

Sin embargo, “los denunciantes podrán igualmente informar de forma externa a las autoridades competentes que designen los Estados mediante los canales de denuncia externos adoptados por cada uno de estos”. Estos canales han de contar con unos requisitos mínimos contenidos en la norma europea, entre los que se incluyen los siguientes:

• Diseño de un canal de denuncia que garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante y terceros incluidos en la denuncia.
• Entrega de un comprobante de recepción del informe en un plazo máximo de 7 días.
• Nombramiento de una persona competente e imparcial que haga un seguimiento diligente de las denuncias.
• Establecimiento de un límite de respuesta razonable, que no exceda los 3 meses.

La transparencia, la prevención del fraude y las conductas ilícitas son el objetivo principal de esta Directiva, ahora bien, ¿de qué forman pueden las empresas cumplir con esta normativa europea?

Cómo implementar un canal de denuncia

Para evitar cuantiosas sanciones e implementar un canal de denuncias, las empresas pueden contratar software específicamente creado a tal efecto. Esta herramienta informática no solo cumple con la Directiva Europea, sino que además protege a los denunciantes y preserva la seguridad de todo el equipo, además de apostar por la transparencia de la empresa. A través de un sencillo formulario online, los empleados pueden iniciar el trámite, aportar documentación y recibir notificaciones del estado del proceso.

La compañía, por su parte, recibirá una notificación cada vez que se inicie o actualice una denuncia y podrá asignar a una persona responsable para la gestión y seguimiento de la misma. Esto estimulará la confianza del capital humano de la empresa y dará voz a clientes y proveedores para mejorar el funcionamiento de la organización. Con ello, la imagen de la compañía se verá beneficiada y en consecuencia mejorará su competitividad y productividad con el consecuente incremento de los ingresos.